Administration, admin, backoffice, finances
Duration
13 months
Start date
1 October (or as soon as possible)
End date
30 September 2022
Deadline for applications
30 September 2021
Open position
The Finance Assistant supports the daily financial procedures to ensure that all aspects of the Centre’s administration and finance are dealt with in a legally correct manner. Your daily tasks include: monitoring invoices, support accounting and bookkeeping processes, control petty cash, general support to administrative matters of staff members and financial management. The Finance Assistant is part of the Long-Term Staff (LTS) team of the Centre. Die Finanzassistenz unterstützt die täglichen Finanzabläufe, um sicherzustellen, dass alle Aspekte von Verwaltung und Finanzen des Zentrums rechtlich korrekt abgewickelt werden. Zu den täglichen Aufgaben gehören: die Überwachung und Buchung von Rechnungen, die Unterstützung von Buchhaltungs- und Buchführungsprozessen, die Kontrolle von Erstattungen und Barkassenverfahren, die allgemeine Unterstützung bei administrativen Angelegenheiten der Mitarbeiter und im Finanzmanagement. Die Finanzassistenz ist Teil des gesamten Teams im Zentrum.
Apply for a job
  • Needs to be at least 18 years old
  • Is a member of an Association recognised by WOSM/WAGGGS
  • Communicates well in written and spoken English and German

 

  • Muss mindestens 18 Jahre alt sein
  • Ist Mitglied in einem von WOSM/WAGGGS anerkannten Verband
  • Kommuniziert gut in Wort und Schrift auf Englisch und Deutsch

Essential

  • Ability to communicate in German
  • Experience in administrative, organisational or financial management or related studies
  • Experience in accounting and bookkeeping is an asset
  • Computer literacy and familiarity with Microsoft Office 365
  • Good analytical skills and attention to detail
  • Responsible and confident in dealing with confidential matters and money
  • Flexibility and adaptability to an international volunteering environment
  • Willingness to learn about the Swiss requirements concerning financial matters and ability to ensure their fulfilment

Desirable

  • Has previously been a member of the staff team at KISC
  • Holds a driver’s licence

 

Wesentlich

  • Befähigung zur Kommunikation in deutscher Sprache
  • Erfahrung im administrativen, organisatorischen oder finanziellen Management oder eine verwandte Ausbildung
  • Kenntnisse im kaufmännischen Rechnungswesen und in der Buchhaltung sind von Vorteil
  • Computerkenntnisse und Vertrautheit mit Microsoft Office 365
  • Gute analytische Fähigkeiten und Genauigkeit
  • Verantwortungsbewusstsein und Sicherheit im Umgang mit vertraulichen Angelegenheiten und Geld
  • Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an ein internationales Umfeld mit Freiwilligen
  • Bereitschaft, sich mit den Schweizer Anforderungen in finanziellen Angelegenheiten vertraut zu machen und die Fähigkeit, deren Erfüllung sicherzustellen

Wünschenswert

  • Frühere Tätigkeit als Mitarbeiter im KISC
  • Besitz eines Führerscheins

Main tasks

  • Support the work of the Finance and Administration Manager
  • Support administration of prepayments and refunds working closely with Reception Manager
  • Oversight and bookkeeping of invoices and selected accounts (e.g. PayPal, Stripe, GBP, USD and EUR accounts)
  • Book all general ledger items (bank accounts, petty cash, credit card payments) into ABACUS
  • Book all invoices into ABACUS and prepare payment runs
  • Control reimbursements and all petty cash
  • Cash management from different POS and corresponding tills of the Centre

Other responsibilties:

  • Dealing with any guest enquiries relating to the Centre in German
  • Oversight of office supplies of the Centre
  • Flexible attitude towards working hours according to the needs of the Centre
  • Run and develop staff training seasonally introducing new staff membres to the work of finance & administration team of KISC

 

Hauptaufgaben

  • Unterstützung der Arbeit des Finanz- uns Verwaltungsmanagers
  • Unterstützung der Verbuchung von Vorauszahlungen und Erstattungen in enger Zusammenarbeit mit der Rezeption
  • Überwachung und Verbuchung von Rechnungen und ausgewählten Konten und Zahlungsmitteln (z.B. PayPal, Stripe, GBP-, USD- und EUR-Konten)
  • Verbuchung aller Hauptbuchkonten (Bankkonten, Portokasse, Kreditkartenzahlungen) in ABACUS
  • Verbuchung aller Rechnungen in ABACUS und Vorbereitung von Zahlläufen
  • Kontrolle der Rückerstattungen und der Barkassen
  • Bargeldmanagement von Haupt – und Nebenkassen des Zentrums

Weitere Verantwortlichkeiten:

  • Beantwortung von Gästeanfragen in deutscher Sprache
  • Ueberwachung der Büromaterialbestände
  • Flexibilität bei Einsatz- und Arbeitszeiten
  • Entwicklung und Durchführung von Mitarbeiterschulungen, um neue Mitarbeiter in di Aufgaben des Finanz- und Verwaltungsteams des KISC einzuführen

Line Management

The line manager for this position is the Finance and Administration Manager. The line management is supported by a member of the Senior Management Team / Deputy Directors of KISC.

Staff management at KISC

KISC gathers a staff team of 20-100 young multicultural volunteer Scouts. Showing open-minded and understanding attitude towards cultural differences and diversity are key traits of every member of the staff team.

The KISC Staff team ("the Pinkies") represent the values of the World Scout Centre in their every day actions, attitude to work, willingness to develop themselves as individuals and showcase care for each other as a team.​​

 

Linienmanagement

Der Linienvorgesetzte für diese Position ist der Finanz- und Verwaltungsmanager. Das Linienmanagement wird von einem Mitglied des Seniormanagements / dem stellvertretenden Direktor unterstützt.

Mitarbeiterführung im KISC

Das multikulturelle KISC Team besteht aus 20-100 jungen, ehrenamtlich mitwirkenden Pfadfinderinnen und Pfadfindern. Eine aufgeschlossene und verständnisvolle Haltung gegenüber kulturellen Unterschieden und Vielfalt sind wichtige Eigenschaften eines jeden Mitglieds des Teams.

Das KISC-Team (die “Pinkies") repräsentiert die Werte des Weltpfadfinderzentrums in seinem täglichen Handeln, durch die Arbeitshaltung, die Bereitschaft, sich als Individuum weiterzuentwickeln und durch die  Achtsamkeit der Teammitglieder untereinander.

Insurance

  • Accident Insurance (provided by the Centre): Everyone is insured for accidents, both work and non-work related over the duration of the contract.
  • Private Liability Insurance (provided by the Centre): This insurance covers any damage caused by any staff on an object or person.
  • Sickness Insurance (provided by the Centre): All LTS will get private sickness insurance if necessary. The deductible (amount each LTS has to cover per calendar year themselves) is, if nothing else mentioned, CHF 300.-. This insurance covers any treatment due to sickness.
  • Social Insurance according to the Swiss Law (provided by the Centre): Every LTS must have Social Insurance according to the Swiss regulations. This includes invalidity insurance, maternity leave and old-age and survivors' insurance (OASI). 

Benefits

  • Accommodation in one of the KISC rented/owned properties
  • Meals provided by the Centre or pocket money allowance for food during low season
  • 2 days off per week and 20 days of holidays
  • Administration of work permits, social benefits and insurance in Switzerland
  • Volunteer allowance (pocket money) starting from 450 CHF per month       
  • Operational, management and leadership trainings
  • A Swiss Pass (discount card for transportation in Switzerland)
  • Other benefits as detailed here on our website

Versicherung

  • Unfallversicherung : Jeder Mitarbeiter  ist für die Vertragsdauer durch das Zentrum gegen alle Arten von Unfällen versichert.
  • Private Haftpflichtversicherung: Diese Versicherung deckt alle Schäden ab, die von einem Mitarbeiter an einer Sache oder Person verursacht werden.
  • Krankenversicherung: Alle Langzeitmitarbeiter werden bei Bedarf privat krankenversichert. Der Selbstbehalt (Betrag, den der Mitarbeiter pro Kalenderjahr selbst tragen muss) beträgt, wenn nicht anders vereinbart, CHF 300.-. Diese Versicherung deckt jede krankheitsbedingte Behandlung ab.
  • Sozialversicherung nach Schweizer Recht: Alle Langzeitmitarbeiter müssen nach Schweizer Recht sozialversichert sein. Die Sozialversicherung umfasst eine Invaliditätsversicherung, den Mutterschaftsurlaub und die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV).

Leistungen

  • Unterkunft in einem Gebäude des Zentrums
  • Verpflegung durch das Zentrum oder Taschengeldzuschuss für Lebensmittel in der Nebensaison
  • 2 freie Tage pro Woche und 20 Tage Urlaub per anno
  • Verwaltung von Arbeitsgenehmigungen, Sozialleistungen und Versicherungen in der Schweiz
  • Ehrenamtspauschale (Taschengeld) ab 450 CHF pro Monat      
  • Training für die Aufgaben, Management und Führung
  • Ein Swiss Pass (Ermäßigungskarte für Verkehrsmittel in der Schweiz)
  • Weitere Leistungen wie hier auf unserer Website beschrieben

Visa

Citizens of EU/EFTA countries do not need a visa, and the Centre secures the necessary work permit.
For citizens of non EU/EFTA countries KISC would need to apply for a visa. This process can take some months.
The employment is dependent on securing the necessary special permission from the Swiss authorities.

Bürger der EU/EFTA-Länder benötigen kein Visum, das Zentrum sorgt für die notwendige Arbeitserlaubnis.
Für Bürger aus Nicht-EU/EFTA-Ländern muss das KISC ein Visum beantragen. Dieser Prozess kann einige Monate dauern.
Die Beschäftigung hängt von der Erteilung der erforderlichen Sondergenehmigung durch die Schweizer Behörden ab.