Administration, admin, backoffice, finances
Duration
12 months
Start date
15 November 2023
End date
1 December 2024
Applications open
July 2023
Closed position

The Finance Assistant supports the daily financial procedures to ensure that all aspects of the Centre’s administration and finance are dealt with in a legally correct manner. Your daily tasks include: monitoring invoices, support accounting and bookkeeping processes, controling petty cash, general admin support in areas such as staff and finance. The Finance Assistant is part of the Long-Term Staff (LTS) team of the Centre. Die Finanzassistenz unterstützt die täglichen Finanzabläufe, um sicherzustellen, dass alle Aspekte von Verwaltung und Finanzen des Zentrums rechtlich korrekt abgewickelt werden. Zu den täglichen Aufgaben gehören: die Überwachung und Buchung von Rechnungen, die Unterstützung von Buchhaltungs- und Buchführungsprozessen, die Kontrolle von Erstattungen und Barkassenverfahren, die allgemeine Unterstützung bei administrativen Angelegenheiten der Mitarbeiter und im Finanzmanagement. Die Finanzassistenz ist Teil des gesamten Teams im Zentrum.

  • Needs to be at least 18 years old
  • Is a member of an Association recognised by WOSM/WAGGGS
  • Communicates well in written and spoken English
  • Is a Citizen of EU/EFTA country
  • It is strongly recommended that you be fully vaccinated against COVID-19

 

  • Muss mindestens 18 Jahre alt sein
  • Ist Mitglied in einem von WOSM/WAGGGS anerkannten Verband
  • Kommuniziert gut in Wort und Schrift auf Englisch 
  • Staatsangehöriger eines EU/EFTA-Landes ist
  • Es wird dringend empfohlen, dass Sie vollständig gegen COVID-19 geimpft sind.

Essential

  • Experience in administrative, organisational or financial management or related studies
  • Computer literacy and familiarity with Microsoft Office 365
  • Good analytical skills and attention to detail
  • Responsible and confident in dealing with confidential matters and money
  • Flexibility and adaptability to an international volunteering environment
  • Willingness to learn about the Swiss requirements concerning financial matters and ability to ensure their fulfillment

Desirable

  • Experience in accounting or bookkeeping 
  • Has previously been a member of the staff team at KISC
  • Holds a driver’s licence
  • Ability to communicate in German

 

Wesentlich

  • Erfahrung im administrativen, organisatorischen oder finanziellen Management oder eine verwandte Ausbildung
  • Computerkenntnisse und Vertrautheit mit Microsoft Office 365
  • Gute analytische Fähigkeiten und Genauigkeit
  • Verantwortungsbewusstsein und Sicherheit im Umgang mit vertraulichen Angelegenheiten und Geld
  • Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an ein internationales Umfeld mit Freiwilligen
  • Bereitschaft, sich mit den Schweizer Anforderungen in finanziellen Angelegenheiten vertraut zu machen und die Fähigkeit, deren Erfüllung sicherzustellen

Wünschenswert

  • Kenntnisse im kaufmännischen Rechnungswesen und in der Buchhaltung sind von Vorteil
  • Frühere Tätigkeit als Mitarbeiter im KISC
  • Besitz eines Führerscheins
  • Befähigung zur Kommunikation in deutscher Sprache

Main tasks

  • Support the work of the Finance Manager
  • Support administration of prepayments and refunds working closely with Reception team
  • Control and process invoices and accounts (e.g. PayPal, Stripe, GBP, USD and EUR accounts)
  • Book all general ledger items (bank accounts, petty cash, credit card payments) into ABACUS (the bookkeeping software)
  • Book all invoices into ABACUS and prepare payment runs
  • Control reimbursements and all petty cash
  • Cash management from different tills around the Centre

Other responsibilties:

  • Dealing with any guest enquiries relating to the Centre in German
  • Oversight of office supplies of the Centre such as paper, pens post-it notes etc...
  • Flexible attitude towards working hours according to the needs of the Centre
  • Run and develop staff training seasonally introducing new staff members to the work of the finance & administration team of KISC

 

Hauptaufgaben

  • Unterstützung der Arbeit des Finanz- uns Verwaltungsmanagers
  • Unterstützung der Verbuchung von Vorauszahlungen und Erstattungen in enger Zusammenarbeit mit der Rezeption
  • Überwachung und Verbuchung von Rechnungen und ausgewählten Konten und Zahlungsmitteln (z.B. PayPal, Stripe, GBP-, USD- und EUR-Konten)
  • Verbuchung aller Hauptbuchkonten (Bankkonten, Portokasse, Kreditkartenzahlungen) in ABACUS
  • Verbuchung aller Rechnungen in ABACUS und Vorbereitung von Zahlläufen
  • Kontrolle der Rückerstattungen und der Barkassen
  • Bargeldmanagement von Haupt – und Nebenkassen des Zentrums

Weitere Verantwortlichkeiten:

  • Beantwortung von Gästeanfragen in deutscher Sprache
  • Ueberwachung der Büromaterialbestände
  • Flexibilität bei Einsatz- und Arbeitszeiten
  • Entwicklung und Durchführung von Mitarbeiterschulungen, um neue Mitarbeiter in di Aufgaben des Finanz- und Verwaltungsteams des KISC einzuführen

Line Management

The line manager for this position is the Finance Manager. The line management is supported by a member of the Senior Leadership Team / Deputy Directors of KISC.

Staff management at KISC

KISC gathers a staff team of 20-100 young multicultural volunteer Scouts. Showing open-minded and understanding attitude towards cultural differences and diversity are key traits of every member of the staff team.

The KISC Staff team ("the Pinkies") represent the values of the World Scout Centre in their every day actions, attitude to work, willingness to develop themselves as individuals and showcase care for each other as a team.​​

 

Linienmanagement

Der Linienvorgesetzte für diese Position ist der Finanzmanager. Das Linienmanagement wird von einem Mitglied des Seniormanagements / dem stellvertretenden Direktor unterstützt.

Mitarbeiterführung im KISC

Das multikulturelle KISC Team besteht aus 20-100 jungen, ehrenamtlich mitwirkenden Pfadfinderinnen und Pfadfindern. Eine aufgeschlossene und verständnisvolle Haltung gegenüber kulturellen Unterschieden und Vielfalt sind wichtige Eigenschaften eines jeden Mitglieds des Teams.

Das KISC-Team (die “Pinkies") repräsentiert die Werte des Weltpfadfinderzentrums in seinem täglichen Handeln, durch die Arbeitshaltung, die Bereitschaft, sich als Individuum weiterzuentwickeln und durch die  Achtsamkeit der Teammitglieder untereinander.

Insurance

  • Accident Insurance (provided by the Centre): Everyone is insured for accidents, both work and non-work related over the duration of the contract.
  • Private Liability Insurance (provided by the Centre): This insurance covers any damage caused by any staff on an object or person.
  • Sickness Insurance (provided by the Centre): All LTS will get private sickness insurance if necessary. The deductible (amount each LTS has to cover per calendar year themselves) is, if nothing else mentioned, CHF 300.-. This insurance covers any treatment due to sickness.
  • Social Insurance according to the Swiss Law (provided by the Centre): Every LTS must have Social Insurance according to the Swiss regulations. This includes invalidity insurance, maternity leave and old-age and survivors' insurance (OASI). 

Benefits

  • Accommodation in one of the KISC rented/owned properties
  • Meals provided by the Centre or pocket money allowance for food during low season
  • 2 days off per week and 20 days of holidays
  • Administration of work permits, social benefits and insurance in Switzerland
  • Volunteer allowance (pocket money) starting from 450 CHF per month       
  • Operational, management and leadership trainings
  • A Swiss Pass (discount card for transportation in Switzerland)
  • Other benefits as detailed here on our website

Versicherung

  • Unfallversicherung : Jeder Mitarbeiter  ist für die Vertragsdauer durch das Zentrum gegen alle Arten von Unfällen versichert.
  • Private Haftpflichtversicherung: Diese Versicherung deckt alle Schäden ab, die von einem Mitarbeiter an einer Sache oder Person verursacht werden.
  • Krankenversicherung: Alle Langzeitmitarbeiter werden bei Bedarf privat krankenversichert. Der Selbstbehalt (Betrag, den der Mitarbeiter pro Kalenderjahr selbst tragen muss) beträgt, wenn nicht anders vereinbart, CHF 300.-. Diese Versicherung deckt jede krankheitsbedingte Behandlung ab.
  • Sozialversicherung nach Schweizer Recht: Alle Langzeitmitarbeiter müssen nach Schweizer Recht sozialversichert sein. Die Sozialversicherung umfasst eine Invaliditätsversicherung, den Mutterschaftsurlaub und die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV).

Leistungen

  • Unterkunft in einem Gebäude des Zentrums
  • Verpflegung durch das Zentrum oder Taschengeldzuschuss für Lebensmittel in der Nebensaison
  • 2 freie Tage pro Woche und 20 Tage Urlaub per anno
  • Verwaltung von Arbeitsgenehmigungen, Sozialleistungen und Versicherungen in der Schweiz
  • Ehrenamtspauschale (Taschengeld) ab 450 CHF pro Monat      
  • Training für die Aufgaben, Management und Führung
  • Ein Swiss Pass (Ermäßigungskarte für Verkehrsmittel in der Schweiz)
  • Weitere Leistungen wie hier auf unserer Website beschrieben

Visa

  • Citizens of EU/EFTA countries do not need a visa, and the Centre secures the necessary work permit.
  • Citizens of the United Kingdom require a visa to work in Switzerland.
  • For citizens of non EU/EFTA countries (including the United Kingdom), there is a lower chance of a successful visa application in 2022. Positions starting in 2023 have higher chances of successful visa. 
  • The employment is dependent on securing the necessary special permission from the Swiss authorities.

Staatsangehörige der EU/EFTA-Länder benötigen kein Visum, und das Zentrum sorgt für die erforderliche Arbeitsgenehmigung.
Staatsangehörige des Vereinigten Königreichs benötigen ein Visum, um in der Schweiz zu arbeiten.
Für Staatsangehörige von Nicht-EU/EFTA-Ländern (einschließlich des Vereinigten Königreichs) ist die Chance auf einen erfolgreichen Visumantrag im Jahr 2022 geringer. Für Stellen, die im Jahr 2023 beginnen, sind die Chancen auf ein erfolgreiches Visum höher. 
Die Beschäftigung hängt von der Erteilung der erforderlichen Sondergenehmigung durch die Schweizer Behörden ab.